Dans ce guide, en apprendre davantage sur les sujets suivants :

Toute personne ayant accès à une planification peut voir avec qui elle a été partagée en cliquant sur le bouton "Partager" et pourra voir la liste de personnes qui y ont accès.

La planification peut être partagée soit par son auteur ou un Admin avec qui on l'a partagée. Sinon, si vous voulez partager une planification, vous devrez demander à un Admin ou à son auteur de partager la planification en votre nom.

Créer une planification qui doit être partagée avec votre équipe dès le début

Vous pouvez partager une planification dès le début en sélectionnant "Créer une nouvelle planification" et en gardant le type de planification sélectionné dans "Planification d'équipe".

Quand vous partagez la planification dès le début, vous évitez que certaines personnes n'aient pas accès alors qu'elles en ont besoin et ainsi, elles n'auront pas besoin de vous demander de changer les paramètres de planification.

Lorsque vous créez une nouvelle planification, vous pouvez choisir de la partager avec votre équipe ou de la garder privée pour vous.

Vous pouvez choisir de garder une planification privée si vous vous en servez comme journal de réflexion ou si vous n'êtes pas encore prêt à la partager avec les autres.

Une fois que vous êtes prêt à partager une planification créée comme privée, cliquez sur le bouton Partager situé en haut, à droite de la planification ouverte. Vous verrez la liste de toutes les personnes qui y ont accès.

Au départ, vous serez seul propriétaire de la planification. Cliquez sur "Sélectionner avec qui partager" et une fenêtre vous offrira les options suivantes :

L'option par défaut est de partager avec tout le personnel éducateur dans votre centre. Une fois que vous cliquez sur "Partager la planification", tout le personnel éducateur recevra une notification à l'effet qu'une planification a été partagée avec eux et il verra celle-ci à la page de planification du centre. (En cliquant sur "Annuler", cela vous permettra de garder cette planification privée.)

"Tout le personnel éducateur" signifie qu'il s'agit de tout le personnel actuel ainsi que toute nouvelle personnel qui se joindra au centre à l'avenir. Si quelqu'un quitte votre centre, il sera automatiquement retiré.

Vous devriez toujours choisir cette option pour la planification d'équipe pour que tout le monde qui a besoin d'avoir accès puisse y accéder, même lorsque le personnel éducateur se joint au centre ou le quitte. Cela signifie qu'au moins un Admin du centre y a accès, même si le rôle admin est transmis à quelqu'un d'autre.

Nous vous suggérons d'utiliser cette fonction pour la planification du centre ou d'un groupe de sorte que, même si un membre du personnel éducateur ne travaille pas avec ce groupe à tous les jours, il aura accès à la planification au besoin; toutefois, il ne recevra pas de notifications lors des mises à jour.

Qui reçoit des notifications au sujet de la planification de centre ou de groupe lorsqu'elle est partagée avec toute le personnel éducateur?

En désélectionnant l'option "Tout le personnel éducateur" vous verrez une liste de membres du personnel éducateur de votre centre.

Vous pouvez sélectionner autant de membres du personnel éducateur que désiré avec qui partager une planification mais nous vous suggérons l'option de partager avec "Tout le personnel éducateur" d'abord. Partagez avec des membres individuels seulement lorsqu'il s'agit de renseignements personnels ou confidentiels qui doivent être réservés à certains individus, tels que la gestion.

Si la planification est rattachée à des enfants, vous pouvez décider de la partager seulement avec votre équipe ou avec les parents des enfants concernés. Les "Parents" sont les membres de la famille avec des droits admin.

L'accès aux parents se limite à consulter et à commenter la planification que vous partagez avec eux. Par contre, l'accès au personnel éducateur permet de voir, de modifier et de commenter.

Lorsque vous ajoutez des enfants à une planification, vous ne donnez pas un accès automatique à leurs parents, vous devez sélectionner cette option d'abord.

Cliquez sur une cellule grise qui est vide et sélectionnez "Enfants" pour ouvrir une nouvelle cellule d'enfant. Sélectionnez un enfant ou plus. Vous pouvez les sélectionner à partir de la section principale du centre ou à partir de chaque groupe dans la liste déroulante en haut de la cellule.

Une fois terminé, cliquez sur "Terminé". La planification paraîtra à la page de planification de cet enfant.

À cette étape, la planification est toujours réservée aux récipiendaires d'origine. Pour la partager avec tous les parents et les enfants ajoutés, cliquez sur "Partager" puis, au bas du menu déroulant, cliquez sur "Sélectionner avec qui partager". Dans la fenêtre sous "Partager avec les parents", cliquez sur "Parents des enfants dans cette planification". Assurez-vous de partager la planification avec tout le personnel éducateur.

Cliquez sur "Partager la planification"

Une fois que vous avez sélectionné les récipiendaires et cliqué sur "Partager la planification", toute personne sélectionnée recevra un courriel avec le lien à la planification pour lui permettre d'y contribuer. Rappelez-vous que les individus peuvent choisir de désactiver les notifications par courriel à partir de leurs paramètres de notifications, il se peut toujours que certaines personnes ne sachent pas que vous avez partagé une planification avec elles.

Le personnel éducateur reçoit une notification les avisant qu'une planification a été partagée avec lui. En cliquant, la planification paraîtra dans le navigateur. Il aura accès à la planification en tout temps, à partir de la section de planification du centre ou d'un groupe où la planification a été créée. L' appli iOS pour le personnel éducateur comporte aussi des versions en lecture seule de ces planifications.

Les parents reçoivent une notification l'avisant qu'une planification pour leur enfant a été partagée avec eux. S'ils ont l'appli pour Familles dans leur appareil mobile et s'ils cliquent sur notification, la planification paraîtra dans l'appli pour familles et ils pourront la voir en lecture seule. L'option de commenter peut seulement se faire en accédant à la planification à partir d'un navigateur Web.

La première fois qu'une planification est partagée avec le parent d'un enfant, celle-ci paraîtra sous un nouvel onglet Planification à la page de profil de leur enfant dans l'appli pour familles et avec un navigateur Web. Le parent peut accéder à la planification ici en tout temps.

Les parents peuvent voir qui d'autre a accès à la planification en cliquant sur "Qui peut voir ceci" situé en haut, à droite de la planification. Des contributeurs individuels ne seront pas dans la liste mais ils sauront que plusieurs membres du personnel éducateur et parents y ont accès.

Planification pour l'ensemble du centre
Si vous voulez partager une planification avec tous les parents des enfants de votre centre, créez votre planification à partir de la section principale du centre (plutôt qu'un groupe) et ajoutez tous les enfants à une cellule ou plus. Ceci peut être utile pour les programmes et les registres quotidiens, etc.

Planification de groupe
Pour la planification spécifique à un groupe, telle que pour les groupes de programmes, les projets ou les événements, créez la planification à partir du groupe, sélectionnez les enfants de ce groupe pour ajouter à une cellule ou plus et ensuite, partagez avec les parents de ces enfants.

Planification de groupe
Lorsque vous planifiez pour des groupes d'enfants, vous pouvez ajouter quelques enfants dans une cellule ou un enfant par cellule et partager ensuite avec les parents de ces enfants.

Planification individuelle
Lorsque vous planifiez pour un enfant en particulier, p. ex. une évaluation sommative ou un rapport de transition, vous pouvez commencer à planifier à partir de la section principale ou du groupe de l'enfant (selon l'endroit où vous voulez déposer la planification), ajoutez seulement cet enfant à la cellule et partagez avec les parents de l'enfant.

Une fois que vous avez partagé une planification avec votre équipe, tous les autres membres du personnel éducateur pourront la modifier ou la commenter. Mais seul le propriétaire de la planification et les admins du centre peuvent changer les paramètres de partage.

Toute planification a un "Propriétaire de planification". C'est la personne qui a créé la planification, mais les droits de propriété peuvent être transférés à un autre membre du personnel éducateur, soit par le propriétaire ou un admin du centre.

Si une planification est partagée avec "Tout le personnel éducateur" et que l'accès est retiré en sélectionnant cette option, le propriétaire de la planification continuera d'y avoir accès.

Si vous partez en congé ou changez de centre, nous vous suggérons de transférer les droits de propriété de planification de ce centre avant de partir, pour vous assurer que les gens puissent y avoir accès.

En tant que gestionnaire de centre, vous pouvez aussi configurer la planification pour chaque groupe et transférer les droits de propriété au responsable de groupe.

Pour transférer les droits de propriété d'une planification, dans le menu déroulant de partage, les admins et les propriétaires peuvent cliquer sur "Modifier" à côté du nom du propriétaire de planification actuel et sélectionner "Changer de propriétaire".

Puis, sélectionnez le nouveau propriétaire de planification et sélectionnez la flèche située en haut, à gauche, pour retourner au menu déroulant de partage. La personne sélectionnée fera partie de la liste comme nouveau propriétaire de planification et le propriétaire d'origine sera seulement contributeur (celui-ci pourra rester attaché à la planification ou retiré au besoin).

Les admins et les propriétaires de planification peuvent retirer des individus de certaines planifications, incluant eux-mêmes.

Dans le menu déroulant de "Partage", cliquez sur "Modifier" à côté de la personne que voulez retirer et sélectionner "Annuler le partage".

La personne sélectionnée sera retirée de cette planification.

Les cellules de planification peuvent contenir de la documentation, des notes et d'autre planification liées entre elles. En apprendre davantage ici.

Lorsque vous partagez une planification avec le personnel éducateur ou des parents, chaque documentation liée ou chaque note-enfant est accessible à tout le personnel éducateur, mais seulement accessible aux parents des enfants qui y sont inclus. Les planifications liées sont accessibles à toute personne avec qui on l'a partagée à l'origine. Si vous n'avez pas accès à une documentation, une note ou une planification liée, vous verrez un lien en gris et vous ne pourrez pas cliquer dessus pour l'ouvrir. Pour des raisons de confidentialité, les éléments liés n'ont pas de titre ou de description.

Si, par exemple, vous créez une planification que vous partagez avec tous les parents de votre centre et que, dans une des cellules, vous liez une documentation (ou une note-enfant) au sujet d'un enfant ou d'un petit groupe d'enfants, seuls les parents des enfants liés à la documentation ou à la note pourront accéder à ces liens. Tous les autres parents pourront voir un lien en gris et ne pourront pas l'ouvrir.

Cette image illustre ce que le personnel éducateur peut voir :

Cette image illustre ce que le parent peut voir si la première documentation était à propos d'un autre enfant et la seconde était au sujet de son enfant (seuls les liens en bleu peuvent être ouverts) :

Si, par exemple, vous créez une planification que vous partagez avec le personnel éducateur de votre centre, et que, dans une des cellules, vous liez à une planification privée pour vous seulement, vous seul pourrez avoir accès à la planification qui est liée. Ou bien, si vous liez une documentation de dossier qui est privée pour vous, vous seule pourrez accéder à la documentation qui est liée. Tous les autres pourront voir un lien en gris et ne pourront pas l'ouvrir.

Veuillez bien réfléchir au contenu que vous insérez dans une planification si vous planifiez la partager avec des parents de plus d'un enfant. Pensez à ce qui ferait plaisir aux parents de l'enfant lorsque vous partagez avec d'autres parents.