Une documentation ébauche est une documentation commencée mais qui n'est pas encore publiée. Lorsque vous enregistrez une documentation qui n'est pas terminée, elle devient une ébauche.
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​Dans ce guide, découvrez comment :
​Enregistrer une ébauche de documentation
​Trouver et modifier une ébauche de documentation
​Collaborer : Partager l’ébauche d’une documentation
​Collaborer : Changer l’éditeur d’une ébauche de documentation
​Supprimer une ou plusieurs ébauches de documentation

Note : Cet article fait référence au site Web de Storypark seulement, les articles au sujet de l’appli pour le personnel éducateur (Android et iOS) sont mentionnés dans la section sur les ébauches mobiles.

Lorsque vous serez prêt à terminer votre session (mais pas encore prêt à publier), touchez le bouton “Enregistrer et quitter” dans la barre bleue située au-dessus de la documentation pour l’enregistrer parmi vos ébauches afin de pouvoir y retourner plus tard.

Lorsque vous commencez à écrire une documentation, elle est sauvegardée automatiquement dans votre dossier "Ébauches de documentation". La sauvegarde automatique se fait quelques fois par minute alors que vous êtes en train d'écrire - cela signifie que votre travail est sauvegardé dans votre base de données sans avoir besoin de cliquer sur "sauvegarder".
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Vous pouvez vérifier si votre documentation a été sauvegardée en regardant en bas, à gauche de votre documentation.

❗Important : Il arrive que le personnel éducateur ait la même documentation ouverte dans différents onglets ou appareils. La sauvegarde automatique opère dans chaque version et les versions peuvent entrer en conflit les unes avec les autres, ce qui peut occasionner des pertes de données.
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Pour les utilisateurs qui ont accès à un nouvel éditeur de documentation, vous recevrez un message pour prévenir ce type d'incidents.
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Si plusieurs versions d'ébauches sont ouvertes, un message apparaîtra sur la première version de la documentation :

1. Mise à jour d'une version plus récente - Cela signifie que seule la version la plus récente de la documentation sera sauvegardée et les versions plus anciennes seront perdues.

2. Continuer avec la version plus ancienne - Cela signifie que seulement la première/ancienne version de la documentation sera conservée et la version récente sera supprimée.
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3. Créer une nouvelle ébauche avec l'ancienne version - Cela signifie que vous gardez des copies des deux versions. C'est la meilleure option si vous n'êtes pas certain de la version que vous désirez conserver.

Pour trouver des ébauches de documentation sur le site de Storypark, cliquez sur le bouton menu en haut, à gauche et cliquez sur Ébauches de documentation :

Cliquez sur la documentation que vous voulez voir et vous serez redirigé à la documentation non publiée dans l'éditeur de documentation. Vous pourrez ensuite choisir de Modifier, Supprimer ou Publier la documentation. Vous pouvez aussi continuer à sauvegarder parmi vos ébauches et y revenir plus tard.
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Si, par inadvertance, vous enlevez du texte dans une documentation ou si vous perdez une partie de votre travail, alors que plusieurs onglets ou appareils sont ouverts, contactez notre équipe de soutien, elle vous aidera à les récupérer.

Le personnel éducateur peut partager ses ébauches avec quiconque est connecté en tant que personnel éducateur dans son centre. Le partage d’ébauches donne un accès en mode lecture seule.

Partager une ébauche

Créez ou ouvrez une ébauche de documentation. Une fois dans l’éditeur, sélectionnez le bouton Collaborer en bleu (situé dans le coin supérieur droit) pour ouvrir le panneau de collaboration:

Sélectionnez le bouton “Partager” et choisissez un, plusieurs ou tous les membres du personnel éducateur avec qui vous voulez partager en mode lecture seule. Pour ce qui est des services avec beaucoup d’employés, servez-vous de la barre de recherche pour préciser votre recherche.

Vous pouvez sélectionner des individus et les désélectionner en cliquant sur leurs noms :

Appuyez sur “Enregistrer” pour confirmer votre sélection et un courriel sera automatiquement envoyé aux personnes sélectionnées. Elles apparaîtront dans le panneau de collaboration et pourront voir l’ébauche de documentation.

Annuler le partage

Ouvrez une ébauche de documentation qui a été partagée dans le passé. Une fois que vous avez ouvert l’éditeur de documentation, sélectionnez le bouton bleu intitulé Collaborer situé dans le coin droit supérieur pour ouvrir le panneau de collaboration :

Sélectionnez le bouton Gérer l’accès et choisissez un membre du personnel éducateur, plusieurs membres ou tout le personnel pour annuler le partage en mode lecture seule. Pour ce qui est de la documentation ayant beaucoup de lecteurs, servez-vous de la barre de recherche pour préciser votre sélection. Les individus peuvent être désélectionnés en cliquant sur leurs noms ou bien, si vous sélectionnez Annuler pour tous vous pouvez annuler l’accès à tout le monde :

Appuyez sur Enregistrer pour confirmer, un courriel sera automatiquement envoyé aux lecteurs que vous avez désélectionnés, les avisant qu’ils ont été retirés de la liste. Ils n’apparaîtront plus dans le panneau de collaboration et ne pourront plus voir cette ébauche de documentation.

Où peut-on voir les ébauches?

Chaque dossier d’ébauches de documentation du personnel éducateur est divisé en deux onglets : Mes ébauches et Ébauches partagées :

Les ébauches de documentation auxquelles un membre du personnel a reçu l’accès apparaîtront sous Ébauches partagées. Note : Une fois qu’une ébauche de documentation a été publiée, elle disparaîtra de son onglet respectif.

Les ébauches de documentation partagées peuvent être filtrées par nom d’auteur à partir du menu déroulant :

À partir de la vignette de prévisualisation, on peut voir combien de personnes ont accès à l’ébauche en mode lecture seule et, en cliquant sur la documentation, les noms de ces personnes ainsi que le contenu de la documentation.

Le personnel éducateur peut transférer le rôle d’éditeur d’une ébauche avec quiconque est connecté en tant que personnel éducateur dans son centre. Quand on transfère le rôle d’éditeur d’une ébauche, cela change l’auteur de la documentation et donne automatiquement accès à l’autre personne qui peut dorénavant éditer, supprimer, partager et/ou publier la documentation.

On peut changer d’éditeur d’ébauche de documentation aussi souvent que désiré – cela signifie que cette option peut être utilisée pour :

Changer d’éditeur pour une ébauche

Créez ou accédez à une ébauche de documentation. Une fois dans l’éditeur de documentation, sélectionnez le bouton bleu Collaborer dans le coin supérieur droit :

Sélectionnez Changer d’éditeur afin de sélectionner un nouvel éditeur pour l’ébauche - notez que vous ne pouvez choisir qu’une personne. Pour les services éducatifs qui ont beaucoup de membres du personnel, utilisez la barre de recherche pour préciser votre sélection. Les individus peuvent être sélectionnés ou désélectionnés en cliquant sur leurs noms :

Appuyez sur Enregistrer pour confirmer, vous verrez un avertissement pour confirmer le choix de transférer l’éditeur de l’ébauche (puisque cela signifie que vous ne pourrez plus éditer).

Une fois confirmé, le nouvel éditeur recevra automatiquement une notification de l’appli et un courriel l’avisant du changement. Il pourra voir, éditer, publier et/ou supprimer l’ébauche de documentation. L’ébauche se trouvera ensuite sous l’onglet Mes ébauches du nouvel éditeur.

Le personnel éducateur qui a passé le rôle d’éditeur de l’ébauche à quelqu’un d’autre aura automatiquement accès à l’ébauche en mode lecture seule. Le nouvel éditeur peut toutefois retirer l’accès s’il le désire.

Dans votre dossier d'ébauches de documentation, supprimez des ébauches en touchant l'icône de corbeille dans l'aperçu de documentation :

Pour supprimer plusieurs ébauches en même temps, touchez Gérer les ébauches en haut, dans le coin droit et sélectionnez autant d'ébauches que désiré :

Si vous avez consulté le menu déroulant pour sélectionner plusieurs ébauches, allez en haut de la page et touchez le bouton supprimer en rouge. Une fois que vous avez confirmé votre sélection, toutes les ébauches sélectionnées seront supprimées du dossier d'ébauches de documentation.
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